二、有助于招标企业提高作业和管理效率,、对于招标文件的澄清要求

by admin on 2019年12月7日

材料核算系统可以细化材料差异计算精确程度,对于采购件达到个别差异计价,为实际成本系统提供准确的采购件成本,也为企业的经营决策提供可靠的数据依据。

一、有助于招标企业构筑核心竞争能力

1、
采购范围和内容,一定要明确,要在招标文件中说完全。这是核实投标和统一评标的依据。如果有较多的选购内容,最好在招标文件中明确
:单独报价,不计入投标总价内。

控制物资消耗,减少企业产品的生产成本,实现利润的最大化是现代企业进行信息化管理所追求的目标,而对原材料的成本核算,作为企业生产成本的重要组成部分,通常是企业手工管理中的弱项。多数企业在手工核算中采用综合料差计算材料差异率,情况稍好些的企业采用了分类料差,但由于数据量大、入出库业务频繁等原因,企业很难通过手工核算实现对不同材料的个别料差管理,而这正是信息化管理所具备的天然优势之一。

由于资源与管理相对“稀缺”,因此企业将物流招标外包给第三方物流公司,就能将自身相对有限的资源与管理能力集中于自身整个供应链最优势的“环节”,
如制造、销售、研发等,从而能构建自身的核心竞争能力,因此,第三方物流外包实际上是社会化大分工进一步发展的结果;

2
、对于招标文件的澄清要求,一定要让投标方以书面方式提出,采购机构与最终用户商量后,以书面方式回答。避免口头问答和澄清。这是避免以后纠纷的重要办法。

企业手工计算材料成本,通常会存在以下问题:

二、有助于招标企业提高作业和管理效率

3、如果对于投标有特殊要求,比如:允许报出“折扣”,允许报出同时中标多“包”的优惠条件,则应当在招标文件中用黑体字标明:“必须在开标一览表中注明,开标时唱出,方才有效
,”等等内容。避免部分内容不公开,引起误解、争议和投诉。

·采用分类料差的方式,采购件的差异按照大类来划分,不利于进行材料差异分析。在自制件成本计算时,对于领用的采购件,也无法准确区分出不同采购件的领用成本,容易掩盖产品成本变动的真实原因。

企业将物流招标外包给第三方物流,使得企业只需要面对与管理单一的3PL服务商;3PL服务商能整合物流的各个环节,从而可以实现整个供应链物流一体化和信息化;相对“自营物流”模式,企业可以精简相关物流职能部门和员工,从而降低管理成本,提高管理效率;同时,第三方物流商专业的物流管理方式与手段,也能大大提高物流效率,实现企业库存水平合理化,提高库存周转率,提高企业的资金周转速度。

4、出售招标文件的登记表,应当每个投标方单独一张。还要求注明拟投标的是某某制造厂还是某某代理商。不可共用一张表格,那样容易泄露消息。

·费用发票和采购发票一起录入,模糊了系统中不同类型发票的界限,造成系统内一张发票有可能对应不同纸质发票的现象,一方面导致纸质单据与电子单据无法核对,另一方面也大大增加了系统处理的复杂度。

三、有利于提高招标企业资产效益

5、如果开标地点变化,与出售标书的地点不一致,比如,在外租用开标会议室的情况,一定要用书面通知的办法,而且要求投标方回复收悉,最好是传真方式。对于外地投标方,考虑其可能不熟悉地理位置,应当说明白,最好附一个简图。如果有单行路等交通限制的,也应说明。

·如果企业已经应用了成本管理系统,能够计算细化到零部件的自制件成本,但是为了保证自制件成本的相对准确,一般需要每个月在手工计算分类料差后,在成本系统里手工维护材料差异率,工作重复繁琐。

企业采用物流招标外包物流后,可以大大节省对物流设施与设备的投资;由于多数企业的产品销售具有明显的季节性波动,如果采用“自营物流”,在业务淡季的时侯,物流设施和设备的利用率很低,管理成本相对较高,而第三方物流商服务多家客户,客户之间的物流业务在淡旺季相互补偿,可以大大提高社会资产利用率,降低管理成本,因此,第三方物流商的管理成本相比企业“自营物流”模式要低得多,从而可以保证以较低的物流成本为客户提供优质服务。

6、如果在某会议室开标,最好另外告知采购机构工作人员的移动电话,或者就近的固定电话。这是为了防止投标方临时需要联系,而找不到采购机构具体联系人的情况。

材料核算系统是成本系统的数据来源之一,如果客户采用的是计划价体系,系统将采购物资按计划价进行管理,采取个别差异率法,更真实反映材料成本;对于实际价体系,系统则取得发票与合同价的差异,通过对采购发票的记账,将入库物资的差异写入材料核算系统,进行汇总计算。通过每个物资的期初差异和当月累计入库差异,计算出每个物资的差异率及每张出库单的出库差异,从而得到每张料单的实际领用资金。因此,材料核算系统可以细化材料差异计算精确程度,对于采购件达到个别差异计价,为实际成本系统提供准确的采购件成本,也为企业的经营决策提供可靠的数据依据。

四、有助于招标企业快速战略扩张

7、如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标,应当注意写明会议室的房间号码。避免投标方在投标截至时间前赶到,匆匆忙忙,找不到准确的投标地点。

系统通过账本与各个仓库的实物账进行对应,如果仓库管理系统规划得当,财务人员将可以很方便的实现材料账与仓库账的对账,即使不能一一对因,也可以采用一本材料账对应多个仓库的方式,降低材料会计的数据核对难度,提高工作效率。

所谓“兵马未动,粮草先行”,一个生产或商业企业,想将业务快速拓展到某个领域或区域,必须预先在此领域或区域构建物流体系,将大大延缓企业的战略扩张,采用第三方物流模式后,第三方物流商广泛的服务网络能助企业快速将物流体系延伸到此领域或区域。

8、如果在某高层写字楼或宾馆的会议室开标,应当注意通知大楼的服务台、保卫和或本单位的其他人员,不得擅自接收和签收投标文件。以防止个别投标方钻孔子,在投标时间截至时间已过时,借口已向采购机构投标。

为了保证材料核算系统的应用效果,企业在系统上线后,必须做好相应业务的管理要求,比如:

五、有利于提升企业形象

9、如果投标方可能采用现金作为投标保证金时,应该提醒他们最好提前半小时到场,以免因为盘点现钞耽误,影响准时开标。

·进行材料核算需要企业严格区分自制采购库房,对于委外加工入库的物料,必须入自制库房。

第三方物流公司利用完备的设施和训练有素的员工对整个供应链实现完全的控制,帮助顾客改进服务,树立自己的品牌形象。同时招标企业也可以借助于第三方物流企业的品牌形象,提升自己的企业形象。

10、采购机构应当准备一些档案袋、荧光笔、塑料绳、粘胶带、印油、胶水等物品,当投标方的投标文件没有按照规定密封时候,采取适当措施。避免因为枝节问题,导致废标。

·当月所有采购仓库的入出库业务已经完成,仓库已经结账。

六、有利于优化企业的物流

·采购员已把当月所有采购发票(采购发票,费用发票)录入应付系统,且财务已经记账。

物流招标可以使招标企业在众多的投标物流服务公司里,找到服务最好的第三方物流公司为自己的运输服务。

·办理转库业务时,物资只能在相同性质的仓库间进行转换。采购库间的物料相互转移,当两个采购库属于一个账本时,材料明细账上的结存差异不会转移,当两个采购库属于不同账本时,材料明细账上的结存差异会跟随物料数量的转移比例进行转移。

七、有利于投标的第三方物流公司

·办理盘库业务时,盘盈的物料以计划价进入材料明细账。盘亏要以出库的形式从材料明细账上扣除。

物流招投标可以使第三方物流公司找到适合自己经营的项目。

·计划价调整会涉及到库存、应付、材料核算等多方面的数据变化,所以在材料核算系统上线后,不允许直接修改物料定义中计划价,而应该调用计划价调整程序进行统一处理。

八、有利于优化产业链

南车长江集团有限公司是RS10材料核算系统的用户之一,在项目验收时,总部财务部给出的应用效果评价是材料核算子系统为长江公司各分公司核算了生产过程中包括原材料、外购半成品、修理用备件、低值易耗品等在内的各种物料实际采购成本与计划成本差异,物料产生的成本差异由之前的综合差异率改为个别料差率进行归集与分配,产生的差异按每个物料单独核算,所有发出的物料按自已的材料成本差异额进行分配,最终完工产品按所耗物料单独分配的料差开展成本归集,不再受其他物料产生差异的影响。项目验收结论中专家组一致认定材料核算系统有利于准确的反映长江公司各种产品的实际材料成本,提高了企业成本信息的真实性和准确性。

物流招标,使得产业分工趋于合理,有利于整个产业链的优化,有利于节约能源。

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